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所得税確定申告早めの準備のおすすめ②～まずはとにかく分ける

2017-12-19

東京都目黒区のファイリング・デザイナー税理士の海老名洋明です。

平成29年（2017年）分の所得税の確定申告は

平成30年（2018年）3月15日（木）が申告及び納付期限となっております。

また、

平成29年（2017年）分の個人消費税の確定申告は

平成30年（2018年）4月2日（月）が申告及び納付期限となっております。

（振替納税の場合、所得税は平成30年4月20日（金）、消費税は平成30年4月25日（水）が振替日）

「まだまだ先」と思っている方、今から少しずつ準備して早く確定申告を終えて楽になりませんか？

・今年から事業を始めたばかり
・寒空の中、無料相談に並ぶのも、税務署へ行くのも嫌だ
・申告とマネープランの相談にも乗ってほしい（税理士でないFPが税金を含めたマネープランの相談を行うことはできません）
・今のうちにできる節税策はないかアドバイスがほしい
・源泉所得税を早く還付してほしい

 

「でも、何から始めればいいのだろう。」という方のために、税理士がよくしていることを教えます。

 

「まずは分ける」

納税額や還付額を求めようと最初から申告書とにらめっこしがちです。

でも、1年分たまったレシートの束を見て愕然。何も進みません。まずは、レシートや請求書を分ける作業から始めましょう。

税理士が所得税の確定申告書を作成する際、最初から会計ソフトも税務申告ソフトも触りません。

せいぜい、税務申告ソフト上でお客様情報を確認し、前年の状況を確認する程度で、最初から入力することはありません。

税理士はまず、お客様から送られてきた資料を分別することことから始めます。

クリアファイルにきれいにまとめていただくお客様は少数派で、たいていは銀行の札束入れ、封筒、ビニール袋などにごちゃ混ぜにされる方がほとんどです。

自分で確定申告しようとする方は、まず次の順番でレシートの束を分別することから始めましょう。

 

税理士がまずやること①～月ごとに分ける

まずは日付を見て、請求書やレシートを1月から12月まで月ごとに分けましょう。

中身は見てはいけません。余計なことは考えず、分けることだけを考えます。

日ごろから、レシートを伸ばして保存しておくことが大事です。

 

税理士がまずやること②～内容ごとに分ける

次に、月ごとにまとめたレシートの束を消耗品、切手代、交際費、会議費等、項目ごとに分けます。

細かなことは考えずにまずは直感で分けてしまいましょう。

カード、携帯電話など毎月請求されるものは1月から12月まで順に一つにまとめてしまいます。

「順に」まとめることで、抜けに気づくことができます。

また、月ごと、内容ごとに分けることで、「この月が少ない・多い」といった気づきを得ることもできます。

 

税理士がよくやること③～Excelで集計

月ごと、内容ごとにまとめたら会計ソフトへ入力、というパターンが多いですが、

複式簿記（借方、貸方）が不要な場合は、えびな税理士事務所では月ごと・内容ごとにExcelで集計します。

月ごとの状況を表にすることで1年の動きが分かり、損益の状況がより分かるようになるためです。

 

そこまでやったけど・・・

やっぱり申告書の作り方がわからない、という方は税理士に任せてしまうことも選択肢です。

Excelで集計までしておくと、新たな節税提案のしてくれる可能性が高まりますし、申告報酬も安くなるかもしれません。

色彩コーディネーター税理士が教えるきれいな資料の作り方②～色の選び方～

2017-12-03

東京都目黒区の色彩コーディネーター税理士　海老名洋明です。

色彩コーディネーター税理士が教えるきれいな資料の作り方と題して、オフィス業務における資料の作成にあたって、相手をうなずかせる資料の作り方のちょっとしたコツをお伝えします。

そのコンセプトは

①簡単（細かな設定は不要）

②迅速（いらないものは省く）

③きれい（美的）

の３点です。

 

えびな税理士事務所の代表　海老名は中学時代の美術の成績はいつも「３」でした。

いたって普通の美的センスしか持ち合わせていません。

しかし、大学時代に色とりどりの海藻に触れ、工場勤務時代に標識の色のルールを学び、上場企業・会計事務所勤務時代に開示文書を作成した経験から、見やすい文書には「カタチ」があることを学びました。

 

「カタチ」のひとつとして色使いがあります。今回は、色の選び方についてお伝えします。

きれいな文章を作るには、特別なテクニックは必要ありません。ちょっとしたコツを覚えるだけです。

 

色を増やさない、明るさ・鮮やかさを統一する

まずはこれだけ覚えてください。特別なテクニックは何もありません。

①色相（赤、緑など）を多くしすぎない　～3色まで
②明度（色の明るさ）をなるべく統一する　～横の並び、縦の並び
③彩度（色の鮮やかさ）をなるべく統一する　～横の並び、縦の並び

 

色は3色まで

「あれは赤、これは青、それは緑・・・、いや、あれよりそっちの方が強調したいし・・・」

と考えているうちに時間がどんどん経過し、納期に間に合わなくなってしまいます。

自分で作る文章について「この色とこの色を使う」とルールで決めてしまうのが、簡単で早くてきれいな文章を作るコツです。

色の数は多くても3色までに抑えましょう。

 

ファッションのコーディネートと同じ

ファッションの世界では、「3色ルール」といって全部で3色以内に抑えたほうがおしゃれに見えるという法則があります。

4色以上になると組み合わせが難しくなってしまうのです。

ビジネス文章の世界でも同じです。

 

えびな税理士事務所では

職業柄、数式入りのExcelの表を用いることが多いえびな税理士事務所では、

①ベタ打ちの数字は青

②表の一番上のセル（項目が入る）

③一番下のセル（合計金額が入る）

の色の3色を統一しており、お客様へ提出する資料によって色使いが変わることがありません。

 

色は横の並び、縦の並びで選ぶ

Officeソフト（Word、Excel、Powerpoint）では色の選択画面は、こんな感じです。

色を選ぶ際は横の並びまたは縦の並びにすると見栄えが良くなります。

くすんだ色で嫌という場合は、「その他の色」をクリックします。

たくさん色があって迷いますが、色は3色までの鉄則を守りましょう。

ここでは横の並び、斜めの並び、または中心からの距離が同じ、である色を選ぶと文章がきれいに見えます。

 

色彩コーディネーターは公益社団法人色彩検定協会主催の色彩検定に合格者した者に与えられる称号です。

えびな税理士事務所代表　海老名は２級色彩コーディネーター資格を保持しています。

 

クラウド会計コラム②～操作性のはなし～

2017-11-07

東京都目黒区のクラウド税理士　海老名洋明です。

前回、どのクラウド会計ソフトを使えばいいの？ということで、全体的な話をしました。

案外見落としがちな「税理士からの評判」という観点も忘れないでほしいということを改めて強調したいと思います。

今回は、10種類以上の会計ソフトの使用経験を有する税理士海老名が

クラウド会計ソフト、マネーフォワードクラウドとfreeeについて

普段使いでちょっと気になる（平たく言えばこれはストレス、使いづらい！）点を挙げてみました。

 

ちょっとした画面の違いが大きな違い

えびな税理士事務所の税理士海老名はかつて食品工場に勤務した経験があります。

日配品を製造していましたので、1日で何万食もの商品を作り上げ、出荷しなければなりません。

ボトルネックとなる工程が一つでも生じると、納期遅れ、食中毒の危険性アップ等、会社の存続を揺るがしかねません。

ですので、現場で働く方が少しでも動きやすい、作業しやすい＝効率がいい仕事とは何かを常に考えていました。

税理士業界に転じた現在、各種会計ソフト、税務ソフトを使用した感想は「なんてひどいソフトだらけなんだ」の一言でした。

会計ソフト会社は使いやすい、機能が増えたと強調するばかりで、ユーザーはどこをクリックしていいのかわからない、

そもそも使わない機能ばかり、動きは遅い、といった有様で、とてもユーザー目線ではありません（現在も変わりません）。

そこで、クラウド会計ソフトの登場ですが、便利なところはたくさんあります。

その点の紹介はほかのサイトにお譲りします。

しかし、マネーフォワードクラウドもfreeeも自社の優位性を強調するばかりで、「イケていない」ところは全く触れません。

クラウド会計ソフト側は「ユーザー様のご意見を迅速に反映できるのが強み」と言いますが、すぐ改善されるものではありません。

日々、納期重視のビジネスにもまれるユーザーからしたら、いつになったら改善されるのか分からない中で、修正を待っている暇もありません。

 

そこで、今回はあえて、クラウド会計ソフトの「イケていない」ところを挙げてみました。

 

項目選択のしづらさ

これは、freeeに特にあてはまります。

freeeの場合

仕訳の登録での勘定科目を選択の際、マウスを下→右→下と動かす必要があります。

カーソルが外れるとまた一からやり直しです。

食品工場に勤務した経験からすると、体力の無駄そのものです。

勘定科目がわかっているときにこの動作を行うのはかなりのストレスです。

こんな作業、仕事を終えた後の夜にしたくありません。

 

マネーフォワードクラウドの場合

マネーフォワードクラウドは下に行くだけなので、あらかじめ表示科目を絞ればホイールを回すことなく科目を選択するものも可能です。

下にスクロールするのも結構なストレスですが。

マネーフォワードクラウドもfreeeもどちらも使用している税理士海老名からすると、マネーフォワードクラウドの方がまだマシです。

眼や腕を動かすとき、「上から下」「左から右」のどちら方が楽でしょうか？

簡単な質問に変えます。初心者が剣道の竹刀とゴルフのクラブのスイングのどちらが楽でしょうか？

基本的に人間の動きは重力に従い、「上から下」の動きです。

動作を積み重ねる場合は、上下に動かすだけのマネーフォワードクラウドの方がかなり楽です。

 

どっちを選択しているの？

これもfreeeにあてはまります。

freeeの場合

「収入」と「支出」、「未決済」と「完了」が選択した項目が灰色表示される形になっています。

押しボタンをイメージしているのでしょうが、これはとてつもなくわかりづらい。

うっかり仕訳を登録すると貸借逆なんてことが起こります。

実際、お客様が入力した仕訳を確認した際もこのような事象を確認しました。

 

マネーフォワードクラウドの場合

対して、マネーフォワードクラウドは「チェックボックス」形式なので、チェックした項目が●で表示され、分かりやすいです。

 

数字は右そろえが鉄則

経理職、営業職など数字を扱う職種の方でしたら、お金は右そろえが常識です。

理科系の大学で研究された学生でも、数値は右そろえの文化のはずです。

しかし、freeeの試算表の数字をクリックし内訳表示したところ、なぜか左そろえとなっています。

その他の帳票の金額は右そろえです。

社会人なってから初めて見ました。部下がそんな資料を提出したら説教ものです。

freeeの内部にも公認会計士、税理士の方もいらっしゃることは把握していますが、

このようなところに会社の未熟さを感じます（税理士はこのような細かいところに敏感です）。

 

ごっくん+初期画面戻る病

これもfreeeにあてはまります。

通年の試算表を見て、金額を修正、という作業が多く生じます。

試算表→「取引先別」「品目別」「部門別」の金額をクリック→項目ごとに金額を修正

という作業で金額を修正すると、砂時計+水をごっくんで待たされたうえに試算表の初期画面に戻ります。

何個も修正するときは、何度も試算表→「取引先別」「品目別」「部門別」の金額をクリック

という作業を繰り返さなければなりません。

いやだったら、総勘定元帳に入ってくださいということでしょうが、これくらいだったら弥生会計の方がマシだったと本気で思う時があります。

もっとも、お客様からしたら、入力のみで決算は税理士へ依頼、という関係が多いでしょうから、これについてはあまりデメリットに感じないかもしれません。

しかし、決算書を作成する税理士からするとストレス以外の何物でもありません。

このような操作性の悪さが、税理士がfreeeから離れる大きな原因の一つです。

 

とにかく遅い

これは両者共通です。

業務効率化をモットーとするえびな税理士事務所の税理士海老名は、パソコンの動きが遅いのがとても嫌いなので、

オフィス用のデスクトップパソコンも外出用のノートパソコンもCPUはIntel core-i7で統一しています。

東京都目黒区に事務所を構えるえびな税理士事務所では、有線LAN環境下では常時下り300Mbps超の速度の環境です。

それでもクラウド会計ソフトの反応速度は遅く感じます。

ワンクリックごとに砂時計、水をごっくんと飲むような感じです。

日中はともかく、夜間の使用はかなりのストレスを感じます。

 

とはいうものの、メリットは捨てがたい

ここまで、クラウド会計ソフトの「イケていない」ところを挙げましたが、

それでも預金やカード明細の自動同期+自動仕訳機能があるのは大変魅力です。

税理士が記帳代行を嫌がるのは1年の仕訳の半分超を占める預金の入力が面倒だからです。

この作業が減るだけで、特に若手の税理士はクラウド会計ソフトに魅力を感じているのです。

 

クラウド会計コラム①～クラウド税理士の視点～

2017-11-04

東京都目黒区のクラウド税理士　海老名洋明です。

えびな税理士事務所の税理士海老名は、インストール型、クラウド型双方の会計ソフトを20種類以上使用した経験があります。

その中でもクラウド会計ソフトは大変な将来性があると考えています。

開業したての事業主様を中心に、どのクラウド会計ソフトがいいの？という質問を多く受けます。

マネーフォワードクラウドとfreeeを例に、クラウド税理士海老名から見たクラウド会計ソフトの選び方をお伝えします。

 

１　使う機能はマネーフォワードクラウドもfreeeも同じ、でも…

freeeは素人向け、マネーフォワードクラウドは会計がわかっている人向けとよく評価されます。

しかし、個人事業主、法人成りしたばかりの小規模事業主の方が使う機能は、マネーフォワードクラウドもfreeeも実は同じです。

 

マネーフォワードクラウドの前仕訳コピー機能の活用を

この機能は次の仕訳を入力する際に、前の仕訳に入力した内容がそのまま残っている状態になる機能です。

これは結構便利な機能です。

例えば、「同じ店で何回も買い物をした」「毎日同じ駐車場に車を止めた」という場合に、

「入力内容を維持」欄にチェックしておくと、日付と金額を変えるだけで仕訳を登録できます。

 

クレジットカードの同期タイミングの違い

これは結構大きな違いです。

マネーフォワードクラウド 支払時に同期   カードで支払ったらすぐに会計に同期されます。
freee 締日ベースで同期

カードで支払ってもすぐには会計に同期されません。

締日になってから同期されます。

一言で申し上げると、マネーフォワードクラウドの方がタイムリーです。

将来クレジットカードの支払いが生じたときは、「あれ？同期されていない」「いつになったら同期されるんだ？」
といった疑問は結構なストレスになり、決算が遅れてしまう原因になります。

 

「摘要」欄の記載の有無

freeeをご使用のお客様の会計データを拝見すると、「備考」欄の記入がない場合がほとんどです。
これは画面表示の分かりづらさによるものです。

小規模の事業主様の場合は、「取引先」「品名・部門・メモタグ」欄を入力することはまれですが、

その流れで「備考」欄の入力も省略してしまうのです。

消費税の申告の際は、相手先や内容を帳簿上に記載することが求められることから

「備考」「摘要」欄は大変重要です。

税務調査の際、「備考」「摘要」欄が空白ですと、調査官は何があったのか必ず疑ってかかります。

使い勝手は同じと感じても、知らぬ間にこのような税務上のリスクを負うことがありますので、

クラウド会計ソフトを利用の際は、税理士に会計帳簿を確認してもらうことをおすすめします。

税理士視点から見ると、使用感はともかく、税務上のリスクの観点からマネーフォワードクラウドのご使用をすすめることと思います。

 

安定感

クラウド会計ソフトはサーバへアクセスして使用する都合上、インストール型会計ソフトと違い、

インターネット環境やサーバ等外部環境に大きく影響されます。

東京都目黒区のえびな税理士事務所は、最新のCPU搭載のデスクトップパソコン（第7世代 Intel core-i7 7700K）、

有線LAN環境で下り300Mbps以上の良好なインターネット環境で作業しております。

どちらも挙動が「早い」とは言い難い状況です。

しかし、freeeにおいては、メンテナンス等で挙動が遅い、一部機能で動作エラーが生じたことを確認しました。

 

クラウド税理士　海老名の結論

これらから、税理士海老名の実際の使用感は、マネーフォワードクラウドの方が断然上です。

お客様にもマネーフォワードクラウドをおすすめしております。

 

２　税理士からの評判

「決算を急がなければならない」
「税理士とトラブルになった」

といった場合は、税理士を見つけて決算を依頼することになります。

その際、特定の会計ソフトしか使用していない税理士もおりますが、どの会計ソフトも対応する税理士も多くおります。

その際、お客様はもちろん、税理士が使いやすいと感じるような会計ソフトを選ぶのがリスク管理上賢明です。

 

税理士が使いづらいと感じる会計ソフトでは、処理のミス、決算処理の遅延といったリスクが生じます。

また、税理士に依頼したものの実際には無資格の職員が作業することとなると、さらにそのリスクが増大します。
（新人職員ならなおさらです）

 

クラウド会計ソフトはサーバにアクセスする都合上、挙動がインストール型ソフトに比して遅くなります。

いくつものお客様を抱える会計事務所が、慣れないクラウド会計ソフトを使用すると時に致命的なミスをする危険性があります。

ホームページにクラウド会計OKと記載している税理士に依頼することをおすすめします。

 

税理士からの評判はというと…

freee　から　

マネーフォワードクラウド　への移行

   何人もおります。
マネーフォワードクラウド　から　freee　への移行  同業者で１人おります。
freee　一本

いらっしゃいます。

当初からfreee一本の方が多いです。
マネーフォワードクラウド　一本

いらっしゃいます。

当初からマネーフォワードクラウド一本の方に加え、freeeから移行した方が多いです。

freeeはあくまで営業の一環というスタンスという方もいらっしゃいます。

また、請求機能との連動の観点からマネーフォワードクラウドを推奨する公認会計士の方が複数いらっしゃいます。

マネーフォワードクラウド、freeeともに自社の優位性を訴えておりますが、少なくとも税理士の間ではマネーフォワードクラウド優勢なようです。

士業専門のホームページ作成業者の話でも、税理士・公認会計士からのfreeeに対する評判は芳しくないようです。

 

えびな税理士事務所では

マネーフォワードクラウド、freeeどちらも対応します

えびな税理士事務所は、双方のクラウド会計ソフトに対応しております。

なお、初めてクラウド会計ソフトをご利用の際はマネーフォワードクラウドのご利用をおすすめしてます。

また、各種会計ソフトからマネーフォワードクラウドへ移行する際は、会計データを適切に移行しますのでご安心ください。

 

招待後すぐに決算処理いたします

申告期限直前の場合も、ご安心ください。

打ち合わせ前に招待頂くことで、入力状況を事前にチェックすることができ、打ち合わせをスムーズにすることができます。

スピーディーに申告を終え、事業に専念することができます。

まずはお問い合わせフォームよりご連絡ください。

申告までの詳細なスケジュール（最短2日で完了）をお知らせいたします。

 

それでもどちらか迷うという方へ

ご対面の際、双方の入力画面をお見せし、使用感を確認いただくことが可能です。

無理にクラウド会計ソフトをすすめることは一切しません。

クラウドとはいうけれども、やっぱり使い慣れた弥生会計がいいというお客様もたくさんいらっしゃいます。

まずはお気軽にお問い合わせください。

 

決算レポートを必ず作成します

クラウド会計でもインストール型ソフトでも、最後にお客様へ決算の内容を説明するのは生身の人間、税理士です。

えびな税理士事務所の税理士海老名は、文章の作成能力、説明の分かりやすさに自信があります。

申告にあたっては、決算内容の説明を口頭で説明して決算書と納付書をお渡しして終わり、ということはしません。

分かりやすい決算レポートを書面でご提示し、申告内容だけでなく、進行期のアドバイスも必ず行うことをお約束します。

所得税確定申告早めの準備のおすすめ

2017-11-04

東京都目黒区のファイリング・デザイナー税理士の海老名洋明です。

平成29年（2017年）分の所得税の確定申告は

平成30年（2018年）3月15日（木）が申告及び納付期限となっております。

また、

平成29年（2017年）分の個人消費税の確定申告は

平成30年（2018年）4月2日（月）が申告及び納付期限となっております。

（振替納税の場合、所得税は平成30年4月20日（金）、消費税は平成30年4月25日（水）が振替日）

「まだまだ先」と思っている方、今から少しずつ準備して早く確定申告を終えて楽になりませんか？

・今年から事業を始めたばかり
・寒空の中、無料相談に並ぶのも、税務署へ行くのも嫌だ
・申告とマネープランの相談にも乗ってほしい（税理士でないFPが税金を含めたマネープランの相談を行うことはできません）
・今のうちにできる節税策はないかアドバイスがほしい
・源泉所得税を早く還付してほしい

という方。年を越す前の今から税理士へ相談することをおすすめします。

えびな税理士事務所は、年間を通して確定申告のご相談を承っておりますが、所得税の確定申告にあたっては早めのご相談をおすすめしております。
（税理士業界に秋は一般に閑散期と言われ、この時期のお客様からの相談は歓迎されます）

よく言われることですが、確定申告の際、準備してほしいものを整理しました。

 

まず最初準備してほしいもの

前年の確定申告書の控え

青色申告か白色申告か、過年度の赤字の金額はいくらかなど大事な情報が多いので、前年に申告している方については、最初に準備してほしい書類です。

 

税務署への届出書類の控え

開業したばかりの方は、「青色申告承認申請書」などを税務署に届出をしたのかを知りたいので、こちらも最初に準備してほしい書類です。

 

請求書（売上・経費）

簡単に申し上げると、「お金が書いてある紙」です。
打ち合わせの際、売上の入金、経費の出金といった、お金の動きを知りたいので、その理解のためにも是非ともほしい書類です。

11月や12月のご相談でも、それまでの分をお渡しいただけるとそれだけでも1月以降に行う処理が減り、確定申告を早く終えることができます。

 

通帳（会計入力が必要な場合）

コピーしたものを郵送しても問題ありませんが、多くのお客様はコピー機をお持ちでないと思います。
えびな税理士事務所では、ご対面での打ち合わせの場合は税理士海老名が携帯スキャナを持参しその場で資料を集めてしまいます。

 

社会保険料控除証明書・生命保険料控除証明書・地震保険料控除申告書等

10月ごろから日本年金機構や保険会社から送付されるハガキです。
日本年金機構からは青色のハガキが届きます。
保険会社でしたら様式は様々ですが、契約者名・被契約者名、「旧方式」「新方式」などと書かれています。

 

「給与所得者の源泉徴収票」「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」

事業以外にも給与の支払いを受けた場合や、源泉所得税を控除された報酬がある場合は支払元から交付されることと思いますので、交付されましたらコピーやメール添付で送りましょう。

その他、必要に応じて医療費の領収書、自治体から交付されたふるさと納税の証明書をご準備ください。

 

あったら準備してほしいもの

前々年以前の確定申告書

以前にどのようなことがあったのかを知ることができ、今年の申告でも必要な情報があるかもしれないので、あるだけ準備していただけるとありがたいです書類です。
えびな税理士事務所は、前々年以前の確定申告書をご提示頂ければ、過年度と今年の対比の表を作成し、役に立つ経営情報をご提供します。

 

広告宣伝の書類、HPの案内など

これらの書類はなくても申告するのは可能ですが、税理士海老名はお客様の事業内容を少しでも理解したいと考えております。
例えば商品サンプルを見せていただけると、事業の内容をイメージできるばかりではなく、お客様の考え方も知ることができ、打ち合わせの話が弾みます。

 

こうしてもらったらうれしい

ひと手間お掛けしますが、こうしてもらえると申告が1日でも早くなり、お客様と税理士の関係がより円滑になります。

 

封筒は封を開ける

「お金が書いてある紙」はとにかく準備してほしい、と申し上げましたが、封筒に入っているものについては封を開けて一度内容を確認していただければ幸いです。
封筒をハサミやカッターで開けて、いらない書類（広告やお知らせなど）をよけて、必要書類を広げて、という作業は案外手間暇かかるのです。

 

レシートは伸ばして、月ごとにまとめる

レシートを無造作にビニール袋に入れる方法だと、思いついたときにレシートをまとめることになり、経費になるレシートを入れ忘れるなど、お客様が損することがほとんどです。
レシートを伸ばして、分けて、金額を集計するのはそれなりの手間がかかるのです。

レシート保存のコツについては、ファイリング・デザイナー税理士が教える節税へ導くレシート・請求書のまとめ方をご参照ください。

色彩コーディネーター税理士が教えるきれいな資料の作り方①～色の3要素～

2017-08-22

東京都目黒区の色彩コーディネーター税理士　海老名洋明です。

今回より色彩コーディネーター税理士が教えるきれいな資料の作り方と題して、オフィス業務における資料の作成にあたって、相手をうなずかせる資料の作り方のちょっとしたコツをお伝えします。

そのコンセプトは

①簡単（細かな設定は不要）

②迅速（いらないものは省く）

③きれい（美的）

の３点です。

 

えびな税理士事務所の代表　海老名は中学時代の美術の成績はいつも「３」でした。

いたって普通の美的センスしか持ち合わせていません。

しかし、大学時代に色とりどりの海藻に触れ、工場勤務時代に標識の色のルールを学び、上場企業・会計事務所勤務時代に開示文書を作成した経験から、見やすい文書には「カタチ」があることを学びました。

 

「カタチ」のひとつとして色使いがあります。

しかし、社内・社外を問わず、みな我流で文書が作成されているため、他人から見ると「見づらい」「センスが悪い」と感じる文書が世にあふれています。

 

今回はきれいな資料の作るための理解の前提として、色の要素について紹介します。

 

色には３つの要素があります。色を３つの要素に切り分けて考えることは、今後の文書作成においても役に立つはずです。

 

色の要素１　色合い（色相）

赤、黄、緑、青、紫といった言葉で誰にでも通じる「色そのもの」を表します。

これらの色は全くの別個の存在ではなく、互いに連続して色の輪を作っています（色相環）。

また、赤は暖かい感じ（転じて情熱的、女性的など）、青は寒い感じ（転じてクール、男性的など）、

というように色の暖かみを示す要素でもあります。

 

色の要素２　明るさ（明度）

色合いとは別に「明るい」色、「暗い」色などと表現で区別します。

鮮やかな黄はと鮮やかな青を比べると黄の方が明るいです。

明るい色は軽い・さわやか、暗い色は重い・落ち着いたというような色の軽さ重さを示す要素であります。

 

色の要素３　鮮やかさ（彩度）

色合いや明るさとは別に「あざやかな」色、「くすんだ」色などと表現して区別します。

「派手」や「地味」といった印象に大きく影響を与えます。

赤の原色のスーツが派手な印象を与えるのは、彩度が高い鮮やかな色であるためです。

 

これらの3つの要素ついては専門的には数値化されます。

理屈はともかく私たちはこれらの特徴を直感的に理解しできれば十分です。

 

次回からは、毎日数字を扱うひとり事業主の方、経理部署や会計事務所において役に立つ色の使い方をお伝えします。

 

色彩コーディネーターは公益社団法人色彩検定協会主催の色彩検定に合格者した者に与えられる称号です。

えびな税理士事務所代表　海老名は２級色彩コーディネーター資格を保持しています。

ファイリング・デザイナー税理士が教える節税へ導くレシート・請求書のまとめ方⑦ ～糊付けかクリップ留めか～

2017-06-20

東京都目黒区のファイリング・デザイナー税理士 海老名洋明です。

 

レシートや領収書を集計した後、レシート類をどのように管理するかは人それぞれです。

代表的な管理方法としてはこんなところでしょうか。

 

レシートの上部を糊付けする

（形態）紙にジャバラ状に貼り付ける、一仕訳ごとにレシートを貼り付ける

最も理想的な方法です。仕訳とレシートが紐づいているためチェックする税理士側にとって最も良い「お客様」になります。

会計処理のチェックを早く終えられ、節税や経営に役立つ情報を得ることが期待できるでしょう。

 

マメな方でないと続けられないリスク大

それに糊が手についたり、紙が汚れたりするのが嫌ではありませんか？

また、レシートの数が少ない場合はわざわざそこまでする必要がない場合もあります。

簿記を理解し仕訳を入力した後に糊付けするのが一般的ですので、「借方？貸方？」という方には実りの少ない方法であるかもしれません。

 

貼るという作業のプレッシャー効果も

一方で、税理士に記帳を依頼する場合は、ダンボールにレシートが無造作に入っている状態を避けるため、簿記を理解していなくても事業に関係するレシートを片っ端から月ごとにノートに貼り付けるという方法もありです。

 

クリップ留め　または　ホチキス留め

（形態）科目ごとまたは月ごとにレシートをまとめて留める、カード明細をカードごとにまとめる

 

小規模の事業主様にとっては現実的

月に生じるレシート量が、事務用のホチキスで一度に留められる最大量の20-30枚程度でしたらこの方法をおすすめします。

自計化しているのでしたら仕訳入力後月ごとにホチキス留め、記帳を依頼しているのでしたら月ごとにレシートをクリップ留めすることをおすすめします。

仕訳を入力する前のレシートはクリップ留めしておく方が、内容のチェックのしやすさ、めくりやすさから税理士側からは助かります。

 

袋にまとめて突っ込む

（形態）月毎に払ったレシートを何でも突っ込む

1年分のレシートを袋に突っ込むよりはずっといいです。

レシートの数がそれほど多くない（多くて数10）でしたら、この方法もありです。

でも、税理士側としてはあまり歓迎されない方法のひとつです。

 

余計な税金を支払う可能性高

本来経費である支出を集計し忘れ→余計な税金を支払う、という結果になりやすいのがこの方法です。

また、チャック付きのビニール袋や細長い封筒にレシートを突っ込むため、袋自体が破けたり、レシートがしわくちゃになったりするため、

①集計しづらい、②保管する際かさばる、等のデメリットがあります。

（ファイリング・デザイナー税理士が教える節税へ導くレシート・請求書のまとめ方②　～レシートを折らない～　参照）

チャック付きのビニール袋や封筒を、月ごとに12個持つ家庭は案外少ないと思います。

買ってきたらレシートをまとめようとするけど、忘れてしまう→確定申告時期に慌てる、パターンの方の多くはこのような管理をしています。

 

毎月、1日-31日までのレシートをまとめる作業（できればクリップ留め）を習慣化しておくことをおすすめします。

 

えびな税理士事務所の方法

えびな税理士事務所は開所して間もなく、自動引き落としが多いため、それほどレシートは発生していません。

そこで次のような管理をしています。

①1か月ごとにレシートをExcelの集計表に入力

摘要を入力したら勘定科目が自動で表示されるように数式を組んであります。

 

②会計ソフトへデータをインポート

あらかじめインポートできる形式にExcelを編集しています。

 

③レシートを左上でホチキス留め

1か月分のレシートをまとめて左上をホチキスで留めています。

勘定科目ごとにまとめるのは、1月から12月まで毎月、勘定科目の数だけレシートを分類する手間が生じ、後で勘定科目を変更したいときにレシートを移動するのが面倒です。

 

④クリアファイルへ

レシートがしわにならず、月ごとにまとまっているため、かさばらず、後で確認もしやすい状態を保っています。

 

 

ファイリング・デザイナーとは、紙や電子による書類整理のプロフェッショナルで、一般社団法人日本経営協会が主催する検定の合格者に与えられる資格です。

えびな税理士事務所の税理士海老名は、ファイリング・デザイナー1級資格を取得しており、当事務所では環境に優しいペーパーレス事務所を実現しています。

 

ファイリング・デザイナー税理士が教える節税へ導くレシート・請求書のまとめ方⑥～レシートのスキャナ読み取りは是か非か～

2017-05-26

～レシートのスキャナ読み取りは是か非か～

 

東京都目黒区のファイリング・デザイナー税理士 海老名洋明です。

 

最近、クラウド会計ソフトを中心に、スキャンによるレシートや領収書の読み取り、その後の自動学習による自動仕訳入力機能が注目されています。

経理に明るくない方なら、借方、貸方を気にすることなく、貸借一致がどうしたと考えることなく作業が終わるのですからそれは魅力的です。

業務の効率化に関心を持つえびな税理士事務所の税理士 海老名もこの動向に大変注目しており、実際に試しております。

 

レシートのスキャンでのヒヤリハット

2017年（平成29年）5月現在以下の現象を確認しています。

①（要注意）税込金額ではなく税抜金額を読み取った。

支払った金額は税込108円なのに、スキャンすると税込100円として読み取った

 

②（気付きづらい）値引後の金額を認識しない

スーパーでレジ袋不要やポイント使用による値引きがあった場合は、レシートに総額、値引金額、値引後の支払金額が記載されます。

しかし、実際の支払金額である値引後の支払金額が小さなフォントで記載されている場合があり、そのときは誤って実際の支払金額ではない総額を読み取ることがあります。

例えば、総額100円、レジ袋不要のため2円値引きで支払金額が98円の場合、スキャンすると実際に支払った金額を100円と認識してしまいます。

 

③電話番号や郵便番号を読み取った

支払金額の近くでフォントが似ている電話番号や郵便番号を読み取った

 

④数字が入った店名の数字を読み取った

同様に住所の地番や日付を読み取るケースもあり

 

という風に、経理初心者の人間でもやらない数字を認識することが多々あります。

実感として、正確に読み取れる割合はそれほど高くありません。

1度の作業において、すべてのレシートを正確に読み取れることはまずありません。

ひどい場合はかろうじて勝ち越す程度です。

 

確認や修正作業がどうしても生じる

名刺アプリでは、名刺のスキャンでは、誤って読み取った社名・人名や電話番号を修正することがあります。

レシートの読み取りでも同様に、スキャナで読み取った後に文字や数字の修正作業がどうしても生じます。

名刺アプリは自己管理用の使用が主でしょうから、修正しなくても困ることはあまりないでしょう。

一方、レシートや領収書の読み取りは、その金額が決算書や税務申告書にダイレクトに反映されます。

1枚、2枚の読み取り間違いが税務調査時に命取りとなる危険性をはらんでいます。

よって、スキャンした後もひとつひとつ確認する作業が必須となります。

さらに、レシートや領収書のない出費（例えば電車代）や読み取りづらい手書きの領収書はスキャン読み取りは不可能です。

スキャンと別途会計ソフト入力の二つの方法を併用するのは、手間であると考えます。

 

えびな税理士事務所のおすすめの方法

レシートのスキャンによりすべて自動で正確に会計入力ができればいいですが、

①正確に読み取れないことがある

②公的機関の文書を中心にそもそも読み取りに適していない文書が多い

ことなどから、えびな税理士事務所では、当事務所オリジナルの簡単な小口現金入力用のExcelシートに入力していただき、会計ソフトにインポートする方法を採っております。

借方、貸方を意識することなく、お小遣い帳の感覚で簡単に記帳できます。

 

とはいえ、チェス、将棋、囲碁とAIが人間のトップ棋士に完勝する時代です。

現在の不満点は近い将来解消され、スキャンによる自動仕訳が主流になるかもしれません。

えびな税理士事務所はより楽で正確な作業の実現のため、今後もリサーチを続けます。

 

ファイリング・デザイナーとは、紙や電子による書類整理のプロフェッショナルで、一般社団法人日本経営協会が主催する検定の合格者に与えられる資格です。

えびな税理士事務所の税理士海老名は、ファイリング・デザイナー1級資格を取得しており、当事務所では環境に優しいペーパーレス事務所を実現しています。

 

ファイリング・デザイナー税理士が教える節税へ導くレシート・請求書のまとめ方⑤～封筒は開封したら捨てる～

2017-04-23

～封筒は開封したら捨てる～

 

東京都目黒区のファイリング・デザイナー税理士 海老名洋明です。

 

前回は、節税へ導くレシート・請求書のまとめ方のコツの3つ目として「封筒はまずは開封する」をご紹介しました。

封筒類は、内容を理解できるかどうかはともかくまずは開封して、内容ごとにまとめておくことをご説明しました。

多くはお金が出ていく面白くない内容ですが、中には給付金のお知らせといったお得な情報もあります。

開封せずに捨てることはせずに、まずは開封してみましょう。

 

今回はコツの4つ目として「封筒は開封したら捨てる」をご紹介します。

前回は開封した書類の取り扱いをご説明しましたが、今回は封筒そのものの取り扱いです。

 

公的機関から送られてくる書類の封筒の多くは窓付きのA４三つ折りタイプとなっています。

長辺とじ、短辺とじの双方ありますが、どちらにせよ、糊付け部分を丁寧にはがすかハサミやカッターで切るかにより、書類を取り出すことと思います。

 

封筒は捨ててしまう

書類をきれいに保存することを考えて封筒に戻したくなる気持ちはよくわかります。

取り出した書類を封筒に戻すとき、書類が封筒の角に当たってやりづらくありませんか？

封筒に入れることによるデメリットはほかにもあります。

 

①いつのどのような内容の文書なのか一目でわからなくなる

②案外封筒そのものをなくしてしまいがち

③封筒を束にするとかさばってしまう

④イレギュラーな形なので、適切な保管スペースがない

 

日付や連絡先はたいてい同封されている書類にも書いてありますので、わざわざ封筒を保存する必要はありません。

家庭用でも再利用する場面はほとんどありませんので、封筒は捨ててしまうのがおすすめです。

 

必要な書類だけを開いて、A４の三つ折りの書類は折り目を開いて、クリアファイルに入れましょう。

 

広告やお知らせも読んだら捨ててしまう

公的機関、民間問わず、封筒の中にはお知らせや広告宣伝の印刷物がたくさん同封されています。

送り手の一方的な都合で送っているもので、受け手にとってメリットがない場合が大多数です。

関係ないものはごみ箱か再生紙入れに直行させましょう。

関心のあるものについても、多くはインターネット上で情報を手に入れることができます。

確定申告時期にこれらの紙は障害物にかわってしまいます。

 

シールタイプのはがきで届いたものについても、料金等のページ以外については切り取って捨ててしまいましょう。

 

ファイリング・デザイナーとは、紙や電子による書類整理のプロフェッショナルで、一般社団法人日本経営協会が主催する検定の合格者に与えられる資格です。

えびな税理士事務所の税理士海老名は、ファイリング・デザイナー1級資格を取得しており、当事務所では環境に優しいペーパーレス事務所を実現しています。

 

ファイリング・デザイナー税理士が教える節税へ導くレシート・請求書のまとめ方④～封筒はまずは開封する～

2017-04-14

～封筒はまずは開封する～

 

東京都目黒区のファイリング・デザイナー税理士 海老名洋明です。

 

前回は、節税へ導くレシート・請求書のまとめ方のコツの2つ目として「毎月発生するカード利用明細や請求書は相手先ごとにまとめる」をご紹介しました。

カード、電気・ガス・水道、携帯電話など、毎月配達される請求書、領収書は種類ごとに12月分が上になるようにまとめた方が、経費の計上漏れが防げて、余計な税金の納付を防ぐことができることが、お分かりいただけたと思います。

 

今回はコツの3つ目として、「封筒はまず開封する」をご紹介します。

 

1年間郵便ボックスを開けていると、実にいろいろな郵送物が送られてくることに気づきます。

新年の年賀状から始まり、先ほどのカード利用明細、水道光熱費の請求書・領収書のほか、近所の飲食店のチラシ、不動産広告、親族友人知人からの手紙等々、挙げればキリがありません。

ところで税務署や年金事務所、都道府県税事務所から届く封筒やはがきはどのように保管していますか？

 

もしかして、1年間開封せずにそのまま、という方が多いのではないのでしょうか。

「『いつまでに〇円払ってください』という内容ばかりだし、どうせ自動引き落としだし、得する内容のお知らせなんてないし」と考え、開封したくない気持ちはよく理解できます。

 

でも、待ってください。

その中には、還付のお知らせやお得な手続きの案内が入っているかもしれません。また、納付の督促状かもしれません。

放っておくと財産の差し押さえ等、大変な不利益を被る危険性すらあります。

 

まずは開封しましょう

封筒を開封しないで1年間ためると、かなりの量になり、かさばります。

カッターやハサミで封を開けて、中から書類を取り出して、3つ折りの書類を開いての作業を繰り返していると、1時間や2時間はあっという間に経ってしまいます。

 

金額が書いてあったらとりあえず保存

とはいうもの何を保存していいかわかりませんよね。

まずは金額が書いてあるものはすべて保存しておきましょう。

お金を受け取るのか支払うのかにかかわらず、内容がよくわからなくても同じ種類のものは同じ束にしてまとめておきましょう。

 

折り目を開いてクリアファイルに保存

3つ折りにした書類によくあるのは、開かないと肝心の金額が分からないということです。

カードの利用明細は開かなくても請求金額が分かりますが、公的機関からの書類は前段に挨拶やら説明やら前置きが多く、結論の金額は後ろの方にあることが多いのです。

受け取るのか払うのかが分かったら、その金額が一目でわかるように、書類の折り目を開いて、サイズに合わせてクリアファイルに保存おきましょう。

 

1月の上に2月、2月の上に3月

同じない内容の送付物については、3つ折りを開いた書類を、種類ごとに1月の上の2月、2月の上に3月、の繰り返しで12月が一番上になるように重ねておくと、後で確認が楽になります。（「毎月発生するカード利用明細や請求書は相手先ごとにまとめる」参照）

 

ファイリング・デザイナーとは、紙や電子による書類整理のプロフェッショナルで、一般社団法人日本経営協会が主催する検定の合格者に与えられる資格です。

えびな税理士事務所の税理士海老名は、ファイリング・デザイナー1級資格を取得しており、当事務所では環境に優しいペーパーレス事務所を実現しています。

 

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