クラウド会計をおすすめする理由

えびな税理士事務所ではクラウド会計ソフトの利用をおすすめしています。
えびな税理士事務所の税理士海老名もこれまで勤務した会計事務所ではインストール型会計ソフトを利用していました。
それでもクラウド会計ソフトをおすすめするには理由があります。

 

1 銀行・クレジットカードデータの同期と自動仕訳が可能

クラウド会計ソフトの最大のメリットです。
仕訳の入力でもっとも手間がかかるのは預金の入出金やカード明細の入力です。
インストール型会計ソフトでは預金の仕訳をすべて手入力する必要がありました。

「日付→借方科目→貸方科目→金額→摘要」

の入力作業を何度も行う必要があり、身も心も疲れてしまいます。

クラウド会計ソフトは、インターネットバンキングの加入により

「日付→借方科目→貸方科目→金額→摘要」

の入力作業が基本的になくなります。

振込手数料432円を支払った場合
(借方)支払手数料 (貸方)〇〇銀行 432円
と自動で仕訳を入力してくれます。

クラウド会計ソフトの場合、基本的に預金については相手勘定科目が違うところを修正するのみになります。

また、クレジットカードについてETCや旅費、消耗品など細かな出金があるときも自動でデータを読み込んで、仕訳まで入力してくれます。

(目黒の若手クラウド税理士 海老名の視点)

別の言い方をすると、インターネットバンキング手数料が高いのを理由に(メガバンクで月2,000円程度)
銀行データを同期しないのでしたら、クラウド会計ソフトを利用する価値は半減してしまいます。

インターネットバンキング手数料を節約したいのでしたら、
開業当初は審査が通りづらいと思われますが、事業が軌道に乗り次第ネット銀行へ移行することをおすすめします。

なお、カード明細について、freeeは請求金額確定後の読み込みである一方、MFクラウドは都度読み込みなので、MFクラウドの方がオンタイムに情報を入手できます。

 

2 お客様のリスク回避

クラウド会計ソフトは会計データをオンタイムでお客様がアクセスすることができます。
一方、インストール型会計ソフトですと、税理士へ記帳代行している場合は特に
最新の会計データを税理士側が抱えることになります。

このことを前提にすると例えばこんなリスクがあります。

・顧問税理士を乗り換えるとき、トラブルとなったときに最新の会計データを提示してくれない
・最新データを保有しているPCの故障による入力しなおし

これらのリスクを回避するにはクラウド会計ソフトの利用が最適です。
えびな税理士事務所も、これらのリスクを考慮し、クラウド会計ソフトの利用をおすすめしております。

 

(目黒の若手クラウド税理士 海老名の視点)

クラウド会計ソフトも万能ではございません。

例えば次の事態が生じた場合どう対処しますか?

・クラウド会計ソフト側のサーバーが不調でデータにアクセスできない
・使っているPCの調子が悪い
・クラウド会計ソフトの供給元に不測の事態が発生しデータにアクセスできない
(最悪の場合、破産宣告→財産の差し押さえや電気供給ストップ)

このような事態にも対応できるように、決算の都度すべての会計データ(総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書、固定資産台帳)を、

PDFまたはcsv形式により取り出し、データをPC以外のどこかに保存することをおすすめします。
どこから取り出してよいか分からない場合は、税理士に聞いて取り出してもらいましょう。

不測の事態を想定したうえでクラウド会計ソフトをご利用ください。

 

3 会計データを税理士側もオンタイムで把握できる

自ら仕訳を入力していて決算のみ税理士へ依頼している場合は、
決算の打ち合わせ前に税理士側が仕訳を確認することができますので、
打ち合わせがスムーズになり、決算が早期化します。

 

(目黒の若手クラウド税理士 海老名の視点)

年に1回、申告書の作成のみ税理士へ依頼するときもあらかじめ会計データを見ることができます。
資料の確認作業なしに、打ち合わせの本題に入ることができ、事業の概況さらには雑談まで話が弾みます。
メールで何度も内容確認することがなくなり、コミュニケーションが円滑になります。

えびな税理士事務所の場合、込み入っていない決算のときは、1回1時間程度の打ち合わせのみで申告書作成から電子申告まで終えてしまいます。

駆け込み決算、緊急決算の場合も、クラウド会計ソフトへあらかじめ入力されたデータを打ち合わせ前に確認できたため、期限内に申告が間に合ったケースが多数ございます。

 

4 料金が一定

インストール型会計ソフトは、バージョンアップの都度数万円する最新版の購入を迫られる場合があります。
例えば近い将来ですと、消費税率アップや複数税率の適用が開始された場合、最新版を購入せざるを得ない状況が生じるものと考えられます。

クラウド会計ソフトの場合、料金は毎月一定ですので、臨時の支出は生じません。
たとえ多少高くなっても、預金の同期機能、自動仕訳機能によるメリットを考えると高くはないと考えます。

仕訳を手入力することとなった場合の人件費と天秤にかけた結果どちらが得か、このページをお読みの方ならお分かりいただけると思います。

(税理士海老名の視点)

MFクラウドの場合、機能に制限があるものの個人は15仕訳、法人は50仕訳までは無料です。

案外見落としがちで、無料の範囲内にもかかわらず月額料金を支払っている方が多くいらっしゃいます。

決算直前の一度にまとめて仕訳を入力するときや、事業にしばらく動きがないときは、決算期にデータのみ取り出し次の決算まで支払いを停止することも考えられます。
(あまり大きな声では言えませんが)

 

5 事業の拡大に伴う追加機能が充実

請求書、給与など、事業の拡大に伴い請求書を簡単に発行したい、賃金台帳を作成したいといった場合に、
クラウド会計ソフトには請求書作成、給与計算機能といった追加機能も備わっており、
これらは会計上の仕訳にも自動で反映させることができます。

 

(目黒の若手クラウド税理士 海老名の視点)

請求書作成、給与計算といった機能を使う必要性に迫られるほど事業が拡大する頃には、
金融機関等の利害関係者へ決算の説明を事業主様本人が行う場面が生じます。

その際、お小遣い帳感覚の単式簿記(お金がいくら入って、いくら出て行った)ではなく、
お金の出入りとは別の視点をもつことが必要です。
貸借対照表から現金預金、売掛金、買掛金の残高、純資産率、
損益計算書から売上高、純利益がいくらか読み取れるように徐々に複式簿記(借方、貸方)に慣れておきましょう。

 

+α クラウド会計ソフトの使いやすさについて

クラウド会計ソフトについては様々な評判がございます。
代表的なクラウド会計ソフトで言えば
マネーフォワードクラウド→簿記を理解されている方向け(社員がいる会社、軌道に乗った企業)
freee→お小遣い帳感覚(ひとり事業主)
と言われ、実際の画面上の操作感もこれに準じた評価がされます。

 

(目黒の若手クラウド税理士 海老名の視点)

これらの評判はクラウド会計ソフトの本画面の操作の評価であり、
えびな税理士事務所は本画面をほとんど使う必要はなく、クラウド会計ソフトの機能そのものを使いこなす必要は全くないと考えています。
Excelフォーマットを使用したインポート機能を使用すると、作業はほぼ完結しますので上記の評判は関係なくなります。

 

Excelフォーマットによるインポート機能のご活用を

おひとりで事業をされている個人事業主・法人の方の多くは現金と預金の出入りだけの取引が大半を占めています。

クラウド会計ソフトの本画面は、
1 小規模な事業主様にとっては不要な項目が多い
2 サーバーへアクセスする都合上インストール型会計ソフトに比し動きが遅い
3 日常使用しているOfficeソフトと操作感が違う
という弱点がございます。

これらの弱点はクラウド会計ソフトが提供しているExcelフォーマットを利用することで解決します。

日付と金額と摘要(相手先、内容)を入力いただき、それをクラウド会計ソフトへインポートするだけです。
クラウド会計ソフトの本画面を何度もクリックすることなく、Excelのシートひとつで作業が完結します。

(目黒の若手クラウド税理士 海老名の視点)

多数のお客様の会計データを拝見する税理士にとって、クラウド会計ソフトの本画面上で仕訳を入力しているのでは動きが遅くて仕事になりません。

税理士はクラウド会計ソフトを「使いこなしている」のではなく、Excelをうまく使ってクラウド会計ソフトと上手に「付き合っている」のです。

 

Excelが苦手なので本画面上で操作したい

そのような場合、現金や預金の入出金でしたら簡単な仕訳機能がございます。

「入金か出金かを選択→取引の内容を選択→日付を選択→摘要(相手先や内容)を入力」

の流れで、仕訳が自動で作成されます。

この方法でも日常の取引の記録には何ら問題ありませんが、
決算にあたっては複式簿記(借方、貸方)を意識した処理がされているか確認する必要がございますので、税理士へご依頼ください。

 

(目黒の若手クラウド税理士 海老名の視点)

代表的なクラウド会計ソフトである、マネーフォワードクラウドとfreeeの双方に簡単な仕訳入力機能があり、えびな税理士事務所では双方の使用感を確認しております。
マネーフォワードクラウドもfreeeのようにお小遣い帳感覚で入力でき、機能面はどちらも変わりません。
えびな税理士事務所は以下の操作性の観点からマネーフォワードクラウドに軍配を上げます。

(1) 勘定科目の選択のしやすさ
マネーフォワードクラウドではプルダウンで下にマウスを動かすだけで勘定科目を選択できます。
しかし、freeeでは一度下の大項目にカーソルを置き、その後勘定科目を指定するためにさらに右→下の順にカーソルを動かす必要があり(カーソルが枠からはみ出るとやり直し)、勘定科目選択にひと手間加わります。
ノートバソコンでこの操作を何回も繰り返すと結構なストレスになります。

(2) 摘要欄の「入力内容を保持」機能
マネーフォワードクラウドのみの機能です。
例えば、駐車料金のレシートが何枚もあるとき、
摘要欄に「駐車場代」と記載し、「入力内容を保持」欄にチェックすると
2枚目以降は摘要欄に「駐車場代」の記載がそのままになっています。
日付と金額を変えるだけでよく、「駐車場代」と何度も入力する必要はありません。

(3) 文字の大きさ
同じパソコンでみると、マネーフォワードクラウドの方が、文字サイズが大きいです。
また、マネーフォワードクラウドが選択項目をクリックすると●で表示する方式でありどこを選択したか分かりやすい一方、
freeeは選択項目をクリックすると文字ごと灰色で表示される形式(選択→凹、非選択→凸のボタン)であり、
選択されなかった項目が明るくなるため、どちらを選択したか分かりづらくなっています。

あまり言われませんが、マネーフォワードクラウド上でもfreeeのような「お小遣い帳」感覚で入力することができるのです。

このようなちょっとした操作性の違いは、複数の会計ソフトを日常から使用している税理士でないと説明できません。

会計ソフトを選ぶ際は、税理士からの評価も参考にしてください。

 

結局どのクラウド会計ソフトがいいの?

実際にクラウド会計ソフトを使用する際は、お客様本人の操作のしやすさに加え、
1 税理士からの評判
2 税理士のシェア
も考慮するのがリスク回避上賢明です。

税理士からの評判

お客様が会計ソフトを選ぶ際は、知人からの評判を聞くことかと思います。

それも方法のひとつですが、その知人は1種類(せいぜい2種類)の会計ソフトしか使用しておらず、比較検討したうえで会計ソフトをおすすめしているわけではありません。

お客様同様、税理士も各種会計ソフトの使い勝手、ソフト会社の動向に敏感です。
長年同じ会計ソフトで営業される税理士も多いですが、若手税理士を中心に使いやすいソフトを追求する傾向があります。
クラウド会計ソフトをご利用の際は、お客様の使いやすさに加え、
税理士からの評判がいいソフトであるかを考慮された方が、税理士の選択の幅を広げる観点から安心です。

お客様がクラウド会計ソフトを導入→そのクラウド会計ソフトを使用している税理士へ依頼、という流れが多いですが、
税理士を選ぶ→その税理士がすすめるクラウド会計ソフトを導入する、という形も有力だと考えます。

税理士からのシェア
法人の場合は、ご自身で申告書を作成するのは困難です。
よって、税理士へ申告書の作成、提出を依頼することになりますが、
多くの税理士が使用している会計ソフトをご利用している方が安全です。
税理士がなじんでいない・嫌いな会計ソフトよりも、税理士がなじんでいる・好きな会計ソフトを
お客様もご利用された方が、正確な決算、お客様と税理士とのコミュニケーションの観点からも有効です。

 

(目黒の若手クラウド税理士 海老名の視点)

税理士海老名の実際の操作感や税理士業界の肌感覚では、総合的に見てマネーフォワードクラウドがクラウド会計ソフトとして安心できるクオリティを保持していますが、
昨今のフィンテック企業特有の売り手の都合が優先したサービス提供が目につき、お客様独力でクラウド会計ソフトを利用するのは危険であると考えております。

クラウド税理士である海老名は、メリットだけでなく、デメリットも正直にお伝えします。

不安な点、疑問点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

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