東京都目黒区のクラウド税理士 海老名洋明です。
2018年は豪雪に始まり、この夏も台風や地震など、全国各地で災害が相次いでおります。
被災地の早期の復興を祈ってやみません。
災害から自分の命を守る方法については他のページに譲るとして
今回は、災害とクラウド会計ソフトの関係について考えましょう。
データは自分のパソコンの中にはない
クラウド会計ソフトで苦労して入力したデータは、自分のパソコンの中にはありません。
インターネットに接続して、クラウド会計ソフトのベンダーのページから、
ベンダーが保有するサーバにアクセスして、データにたどり着くことになります。
こんなことが起こったら、会計のデータはどうなるか想像できますか？
「災害でサーバがダウンした」
「ベンダーの経営に不測の事態が生じた」
もう少し具体的に、これまでのところ幸い現実となっていませんが、
「北海道胆振東部地震で起こったような停電が長期間に渡ったら」
「ベンダーに致命的な不祥事が発覚したら」
もしかしたら、会計データがなくなってしまうかもしれません。
二度と会計データを見ることができなくなるかもしれません。
残念ながら、税務署も金融機関も会計データがなくなっても基本的に会計データについては何も考慮してくれません。
税務署への申告書については、大規模な災害の場合は申告期限を延長されることはあります。
その際も、会計データについては失ったらもう一度作り直し、ということになります。
会計データはあくまで自分で守らなければいけないのです。
会計データは自分で守る
定期的にクラウド会計ソフトからデータを取り出し、会計データを自分で守りましょう。
毎年、1年分（3月決算の法人なら4月から3月まで、個人なら1月から12月）の
・総勘定元帳（PDF）
マネーフォワードクラウドの場合、「会計帳簿」→「総勘定元帳」→「エクスポート」「PDF出力」
・決算書（PDF）
マネーフォワードクラウドの場合、「決算・申告」→「決算書」→「エクスポート」「決算書一括出力」
・仕訳帳（csv）
マネーフォワードクラウドの場合、「会計帳簿」→「仕訳帳」→「エクスポート」「csv出力」
もしくは、「各種設定」→「他社ソフトデータの移行」→「弥生会計」
多くの会計事務所が使用している弥生会計の形式でデータを保持することにより、不測の事態にも柔軟に対応することが可能になります。
を自分のパソコンにも保存しておきましょう。
その他、年の途中でも3か月ごと、半年ごとでもいいので、定期的に仕訳帳をcsvで取り出しておくことをおすすめします。
災害の備えに例えると、カードのほかに小銭も準備しておくことも大事、といったところでしょうか。
えびな税理士事務所のデータバックアップサービス
クラウド会計ソフトをご使用のお客様のデータは、えびな税理士事務所でも保管しています。
もし、お客様に不測の事態が生じた場合にも、迅速にリカバリーすることができます。
（お客様のお手を煩わせることはありません）
・総勘定元帳、決算書の控えを保管しています。
・総勘定元帳（1年分の仕訳を勘定科目ごとにまとめたもの）をPDF（ご要望により紙）により、お渡しします。
・1年分のデータをえびな税理士事務所内で従来の会計ソフト（弥生会計）にもコピーします
（これにより、会計帳簿の正確性を確認することもできます）
