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ファイリング・デザイナー税理士が教える節税へ導くレシート・請求書のまとめ方③ ～毎月配達されるカード利用明細や領収書類は種類別にまとめる～
～毎月配達されるカード利用明細や領収書類は種類別にまとめる～
東京都目黒区のファイリング・デザイナー税理士 海老名洋明です。
前回は、節税へ導くレシート・請求書のまとめ方のコツの1つ目として「レシートを折らない」をご紹介しました。
レシートを折らないで保存することで、確定申告の際の集計が格段に楽になることをご理解いただけたと思います。
今回はコツの2つ目として、「毎月配達されるカード利用明細や請求書は種類別にまとめる」をご紹介します。
今やカードを一切使わず、ニコニコ現金払いのみで過ごす方は少数派です。
事業主の方においても、家賃、水道光熱費、ETC料金等、事業・日常生活を問わずあらゆるシーンでカードを使うことと思います。
えびな税理士事務所の税理士海老名は、学生時代から大学生協提携のカードで学食の支払いをしていました。
ところで、毎月郵便ポストに配達されるカード利用明細や電気・ガス・水道の領収書はどのように保管していますか？
他のレシートと混ぜて保管していませんか？
毎月配達されるもの
長期出張で事務所を空けない限り、「今月の電気代は0円」ということは、まずありません。
毎月郵便ポストに配達されるものの代表例はこんなところでしょうか。
①カード利用明細
②電気・ガス・水道の領収書
③固定電話代、携帯電話代、インターネット利用料の請求書・領収書
④得意先からの請求書・領収書（仕入・経費関係）
また、逆に郵便ポストに投函するものとして
⑤得意先への請求書・領収書（売上関係）
も毎月発生するものとして考えられます。
毎月配達されるものは、①種類別にまとめる
レシート類を種類ごとにクリップで留めて、月別に袋に入れるは良いことです。
しかし、その袋に毎月配達されるものを入れるのは、おすすめしません。
カード利用明細はA4サイズが多く、また、電気・ガス・水道の領収書は縦長の感熱紙やはがきサイズであり、レシート類と比べて大型です。
レシート類と一緒にこれらの書類を保管すると、レシートがくしゃくしゃになってしまい、集計する際余計な作業が生じます。（「レシートを折らない」参照）
また、袋に入れるのを忘れてしまいがちで、経費の計上漏れが生じてしまいます。
結果的に余計な税金を納付することになってしまいます。
カード利用明細1年分、電気代の領収書1年分、ガス代の領収書1年分、水道代の領収書1年分、という感じで毎月配達されるものは種類別にまとめるのがおすすめです。
毎月配達されるものは、②12月分が上になるように重ねて保存する
毎月配達されるものは、毎月配達されるたびに上に重ねて保存しましょう。
1月の上に2月、2月の上に3月、という具合に一番上に直近に配達されたものを見えるようにします。
この繰り返しにより、1年後の確定申告のときには、12月分が一番上になります。
上に重ねることで前月分がちゃんと保存されているかを確認することができます。
ファイリング・デザイナーとは、紙や電子による書類整理のプロフェッショナルで、一般社団法人日本経営協会が主催する検定の合格者に与えられる資格です。
えびな税理士事務所の税理士海老名は、ファイリング・デザイナー1級資格を取得しており、当事務所では環境に優しいペーパーレス事務所を実現しています。
大手事業会社や上場企業の経理部で勤務した経験から、机上の空論ではない、現場の実態に即したサポートを信条としております。
特に、お客様のキャッシュを最大化する戦略的な節税対策や、不安を解消するための税務調査サポートには力を入れています。また、現在の顧問税理士に関するお悩みや税理士変更のご相談、クラウド会計の導入による業務効率化支援も得意としております。
オンライン面談を活用し、全国どちらにお住まいのお客様でもサポートが可能です。お客様の良きパートナーとして事業の成長を全力で応援しますので、税金に関するお悩みは、お気軽にご相談ください。
ファイリング・デザイナー税理士が教える節税へ導くレシート・請求書のまとめ方② ～レシートを折らない～
～レシートを折らない～
東京都目黒区のファイリング・デザイナー税理士 海老名洋明です。
前回は確定申告を税理士に依頼する場合を例に、ファイリング方法による税理士からアウトプットの違いを説明しました。
ファイリングの出来によって、税理士からのアドバイスだけでなく納税額まで大きく変わることをお分かりいただけたと思います。
日頃のファイリングが節税につながるのです。
今回からはファイリング・デザイナー税理士である海老名が、節税につながり、税理士から期待していた以上の有用なアドバイスをもらえるようなファイリング方法をお伝えします。
今回は最初のコツとして、「レシートを折らない」をご紹介します。
レシートをサイフに入れるとき、汚れたり、文字が消えたりしないようにレシートを折るときがあります。
しかし、確定申告にあたって経費を集計する時はとても不便です。
なぜかというと、単純に「かさばる」からです。かさばると整理しづらい上に、日付や金額が確認しづらくなり、手を余計に動かすことになります。
レシートが折れていると・・・
折れたレシートの山から経費を集計するときの作業はこんな感じです。
①折れたレシートを伸ばしながら、レシートを項目別（消耗品、ガソリン代等々）に分ける。
②分けたレシートの山が膨らんでいるので、伸ばしながら向きをそろえる
③電卓やExcelで、レシートを伸ばしながら集計する。
④入力後、横に置いたレシートの山が膨らんでいるので、伸ばしながら向きをそろえてクリップやホチキスで留める
下線を引いたところはすべて余計な作業です。折れたレシートは立体的で不安定なので、平らにしないと作業がはかどりません。そこで、折れたレシートを伸ばす作業が折れたレシートの数だけ生じてしまうのです。
何気ない作業ですが何度も繰り返すと大変なストレスになります。
確定申告の際、1年分をまとめて集計するのに嫌気が差す一因に、実はレシートを折って保存していることがあるのです。
左 レシート20枚を折って保管した場合
右 レシート60枚を折らずに保管した場合
こうすれば楽になる
買い物をしたときに、レシートを直接買い物袋に入れるとくしゃくしゃになってしまいます。
家や事務所へ帰るまではレシートをサイフの札束入れに折らずに入れておきましょう。
帰ったあとは、その場で集計し、記帳するのが理想ですが、そうはいかないでしょうからそれまではクリアファイルに仮置きしておきます。
でも大きい領収書はどうするの？
そうはいうものの、大きいサイズの領収書もたくさんありますよね。
病院、薬局の領収書の多くはA5サイズですし、とある大手のカフェショップの領収書は折らないとサイフに入りません。スーパーで食材をたくさん買ったときは、レシートが縦長になってしまいます。
どうしても折らないといけないときは、家や事務所へ帰ったらクリアファイルに未処理のレシートと一緒に入れて、本棚に入れてしまいましょう。本の圧力で折り目やしわが伸びて後日の作業が楽になります。また、折る方向を統一しておきましょう。縦折りと横折りが混じると折り目を伸ばしづらくなります。
ファイリング・デザイナーとは、紙や電子による書類整理のプロフェッショナルで、一般社団法人日本経営協会が主催する検定の合格者に与えられる資格です。
えびな税理士事務所の税理士海老名は、ファイリング・デザイナー1級資格を取得しており、当事務所では環境に優しいペーパーレス事務所を実現しています。
大手事業会社や上場企業の経理部で勤務した経験から、机上の空論ではない、現場の実態に即したサポートを信条としております。
特に、お客様のキャッシュを最大化する戦略的な節税対策や、不安を解消するための税務調査サポートには力を入れています。また、現在の顧問税理士に関するお悩みや税理士変更のご相談、クラウド会計の導入による業務効率化支援も得意としております。
オンライン面談を活用し、全国どちらにお住まいのお客様でもサポートが可能です。お客様の良きパートナーとして事業の成長を全力で応援しますので、税金に関するお悩みは、お気軽にご相談ください。
ファイリング・デザイナー税理士が教える節税へ導くレシート・請求書のまとめ方①～確定申告・ファイリング方法による税理士からの返事の違い～
～確定申告・ファイリング方法による税理士からの返事の違い～
東京都目黒区のファイリング・デザイナー税理士 海老名洋明です。
数ある税理士のホームページ、ブログには、確定申告書の作り方・節税のコツがあふれております。
しかし、確定申告書の作成のお手伝いをする中でふと思いました。
「確定申告書を書く前に資料のファイリングに苦労していませんか？」
ファイリング・デザイナー資格を有する税理士 海老名が確定申告を少しでも楽にするレシートや請求書の保管のちょっとしたコツをお伝えします。
確定申告では自ら申告書を作成するか税理士に依頼するかを問わず、１年分のレシートや請求書・領収書、医療費の領収書等々、お金にまつわるあらゆる書類をファイリングしなければなりません。
税理士に依頼するとき、ファイリングの出来によって、税理士からのアウトプットに大きな差が生じます。
１年に１度、税理士に確定申告を依頼する場合を例に、ファイリング方法による税理士からのアウトプットの違いをまとめました。
１．ダンボールに１年分の資料を一緒くたにまとめる
【入っているもの】
①私用のメモ書き
②通帳コピー（抜けたページあり）
③スーパーのチラシ・クーポン
④レシート（私用の買い物分も多くあり）
⑤売上をまとめた手書きの集計表
⑥申告年より前年のレシート、控除証明書
⑦請求書
⑧未使用の切手、印紙、封筒
⑨馬券、宝くじ（すべて外れ）
⑩カード明細（抜けた月あり）
⑪役所からのお知らせ書類（未開封）
⑫その他内容はよくわからないが金額が記載されている書類
あえてランダムに列挙しましたが、必要な書類が不要な資料の山の中に埋もれています。
この場合、税理士は税額を算出するために必要最低限の書類を取り出すことに注力します。
【税理士からの返事】
●月分の売上の集計が漏れていませんか？
通帳の●ページとカード明細の●月分のコピーを送ってください。
【税理士からのアウトプット】
①確定申告書、納付書
②納税額の電話連絡（遅め、申告期限ぎりぎりのときも）
③請求書（少し高め）
申告書を作成するのがやっと、というのが正直なところです。足りない資料については経費に計上しませんので、納税額が多くなるかもしれません。
節税提案は望めません。
２．袋にレシート・請求書・カード明細を月別にまとめる
【入っているもの】
①売上・経費の請求書、レシート・領収書（月別にまとめて、合計12袋）
②各種控除の証明書
ダンボールを12等分した形です。１年分の資料を、必要か不要を問わずまとめてダンボールに突っ込んだ場合に比べ、単純計算で12倍の手間をかけていますので不要な資料は少なくなります。
ただし、気の向いたときに書類を袋に入れることが多くなりなりますので、資料が妙に少ない月や、水道光熱費やカード明細といった毎月送付されるはずの資料が抜けていることがあります。
【税理士からの返事】
●月分の携帯電話代わかりますか？
【税理士からのアウトプット】
①確定申告書、納付書
②納税額と増減要因の電話連絡（少し早め）
③前年比の損益計算書→New
④請求書
月別に一通りの資料がそろっているので、申告書作成に要する時間が短縮できた分、前年対比の検討等に時間を使うことができます。
なお、携帯電話代やカード明細はインターネット上でも確認できますが、過去半年分しか確認できない場合があります。不明分は経費に計上できず、余分な納税が生じる可能性があります。
３．月別・項目別にクリップ留め
【入っているもの】
①売上・経費の請求書、レシート・領収書（月別・項目別にクリップ留め）
②各種控除の証明書
月別に加えて項目別に整理しようとしますので、日々書類の整理に気を配るようになります。
添付漏れしやすいカード明細や水道光熱費の領収書が抜けることがありません。
【税理士からの返事】
売上が増えましたが、原因は何ですか？増えた売上に対応する支出はまだありませんか？
従業員を増やしたようですが、所得拡大促進税制により税額が減る可能性があるので給与明細を見せてくれませんか。
税額の計算にとどまらず、節税に結び付く質問や、経営管理に役に立つ会話ができるようになります。
【税理士からのアウトプット】
①確定申告書、納付書
②納税額の電話連絡（早め）
③前年比の 月 別 の損益計算書→New
④前年比の相手先別売上・仕入や客単価資料→New
⑤請求書（良心価格）→New
同じ報酬を支払って確定申告書の作成を依頼するのでしたら、「３．月別・項目別にクリップ留め」の方法でファイリングすることで、節税につながる早く・細やか・良心的なアドバイスも受けられます。
次回以降のコラムで、自分で確定申告書を作成するときに楽になる、また、税理士に依頼するときも付加価値の高いサービスを受けられるファイリングのコツを具体的にお伝えします。
ファイリング・デザイナーとは、紙や電子による書類整理のプロフェッショナルで、一般社団法人日本経営協会が主催する検定の合格者に与えられる資格です。
えびな税理士事務所の税理士 海老名は、ファイリング・デザイナー1級資格を取得しており、当事務所では環境に優しいペーパーレス事務所を実現しています。
大手事業会社や上場企業の経理部で勤務した経験から、机上の空論ではない、現場の実態に即したサポートを信条としております。
特に、お客様のキャッシュを最大化する戦略的な節税対策や、不安を解消するための税務調査サポートには力を入れています。また、現在の顧問税理士に関するお悩みや税理士変更のご相談、クラウド会計の導入による業務効率化支援も得意としております。
オンライン面談を活用し、全国どちらにお住まいのお客様でもサポートが可能です。お客様の良きパートナーとして事業の成長を全力で応援しますので、税金に関するお悩みは、お気軽にご相談ください。
